Invitación a las EPS
Previa evaluación de las condiciones vigentes del plan de salud, el empleador deberá enviar la invitación por escrito y en forma simultánea a no menos de dos (02) EPS (ver anexo Nº 1
- Modelo de carta de invitación a Rimac EPS), con una anticipación no menor a 5 días útiles previos a la fecha límite para la recepción de las propuestas según cronograma establecido conforme a ley (ver anexo Nº 2
- Modelo de cronograma de ley). Para la elaboración de este cronograma coordine con el ejecutivo comercial asignado de Rimac EPS.
Toda la información proporcionada al empleador por Rimac EPS referente a los planes de salud, deberá ser puesta en conocimiento de los trabajadores con una anticipación no mayor a veinte días, ni menor a diez días de la fecha límite fijada para la votación.
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Presentación y evaluación de propuestas
Las EPS entregarán a la entidad empleadora un folleto informativo, su propuesta de plan de salud, su cotización, las condiciones generales y las condiciones particulares que regirán el otorgamiento de las prestaciones en sobre cerrado que se abrirá en acto público. A dicho acto podrán asistir los representantes de las EPS invitadas. El plan presentado por las EPS no podrá variar su contenido, ni aún con productos o beneficios ofrecidos por terceros.
Las EPS no podrán retirarse del proceso de elección al cual han sido invitadas.
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Difusión de propuestas
La entidad empleadora convocará a todos sus trabajadores a la elección del plan de salud y de la EPS mediante circular o memorándum donde se informe a los trabajadores el cambio de sistema y se explique la necesidad de elegir una EPS.
Acompañando a este documento se deberá adjuntar el folleto informativo de la EPS, el plan de salud propuesto y una cédula de votación (ver anexo Nº. 3
- Modelo de cédula de votación) indicando la fecha límite para emitir su voto.
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Recolección y conteo de votos
En la fecha límite indicada para emitir el voto, se deberá recolectar todos los votos pendientes. El conteo de los votos será efectuado por el funcionario de la empresa encargado de la conducción del proceso de elección.
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Acta de escrutinio
Luego del conteo de votos, se levantará un acta dejando constancia de los votos emitidos y del resultado obtenido, proclamando ganadora a la EPS que haya alcanzado el 50% más uno de los votos válidamente emitidos. El acta será suscrita por el representante de la entidad empleadora y por los observadores que lo deseen (ver anexo Nº 4
- Modelo de acta de escrutinio).
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Publicación de resultados
Los resultados serán publicados en el centro de trabajo dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de proclamación. Dicha publicación deberá incluir la relación de los trabajadores con el voto de cada uno de ellos y el acta resumen de la votación.
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Renuncia al plan elegido
Luego de la elección todos los trabajadores estarán comprendidos en el plan de salud de la EPS ganadora. Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha de la publicación de resultados, los trabajadores que así lo deseen podrán manifestar al empleador su decisión de no participar en el plan elegido y de mantener su cobertura de salud íntegramente a cargo de EsSalud (ver anexo Nº 5
- Modelo de carta de solicitud de no afiliación a la EPS)
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Suscripción del contrato
Vencido el plazo de renuncia indicado, la entidad empleadora comunicará a la EPS elegida los resultados de la votación. Posteriormente, se suscribirá el contrato correspondiente y la EPS se comprometerá a brindar las prestaciones presentadas en su oferta de servicios.
La EPS enviará a la SEPS una copia del contrato suscrito.
Observaciones Importantes
Para la emisión del Contrato respectivo es necesario que nos remitan la Ficha de Afiliación de la Empresa (ver anexo Nº 6
– Ficha de Afiliación a la empresa), debidamente llenado y firmado por el representante legal. Se adjuntará a este formato Fotocopia del Poder, del RUC y del Documento de Identidad del Representante Legal.
La empresa deberá enviar a ESSALUD una copia de la Ficha de Afiliación de la Empresa.
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Opciones de Cambios en el Sistema
Una sola vez en el año contractual, cada trabajador tiene el derecho de cambiar de una EPS a otra, cuando el 50 % más uno de los trabajadores lo crea conveniente y lo soliciten al empleador, éste deberá convocar a una nueva elección de una EPS.
El Sistema EPS
